Die folgende Anleitung soll den Einstieg in die Benutzung der App vereinfachen. Folgende Punkte werden beschrieben:


Verwenden Sie die App auf dem iPhone, iPad, dem Mac oder Windows Phone? Egal!

Auf welchem Gerät Sie MoneyControl verwenden ist eigentlich egal. Durch die verschiedenen Möglichkeiten unterschiedlicher Geräte und Systeme ist die Darstellung immer etwas unterschiedlich. Die Grundlegende Idee, die Funktionen und die Art der Bedienung sind aber immer gleich.


Der erste Start und der grundlegende Aufbau

Wird MoneyControl nach der Installation zum ersten Mal gestartet legt dieses für Sie automatisch zwei Beispielbuchungen (1500 EUR Gehalt und 500 EUR Miete) an um den ersten Überblick zu vereinfachen. Diese Buchungen können Sie entweder an Ihre Bedürfnisse anpassen oder auch löschen. Hierzu später mehr.

Die App empfängt Sie auf der Übersichtsseite. Hier wird das Budget des aktuellen Monats angezeigt und gegen die aktuellen Ausgaben aufgerechnet. So sieht man auf einen Blick wie viel Geld aktuell noch zur freien Verfügung steht. Hier finden Sie zudem die Funktionen zum Anlegen neuer Einnahmen und Ausgaben (in der Mac Version ist diese Funktion immer über die Menüleiste verfügbar).

Auf der Buchungsseite werden alle Buchungen (also Einnahmen, Ausgaben und Kontobewegungen) eines Monats aufgelistet. Sie können diese Liste anhand des Datums oder verschiedener Buchungskriterien (Kategorie, Konto, Person, Gruppe) sortieren. Klicken Sie eine Buchung in der Liste an diese im Detail anzuzeigen, zu bearbeiten oder zu löschen.

Auf der Seite für die wiederholenden Buchungen werden die Vorlagen verwaltet aus denen die App für Sie automatisch in regelmäßigen Abständen Buchungen erstellen kann. Wie Wiederholungen genutzt werden wird weiter unten im Detail erklärt.

Die Kontoseite gibt einen Überblick zu allen in der App angelegten Konten. Welche Arten von Konten es gibt und wie diese verwendet werden wird ebenfalls weiter unten im Detail beschrieben.

Die Seite mit den Extras findet sich nur in der iOS Version. Hierüber gelangen Sie zu den Einstellungen der App, die in der Mac Version immer über das Menü und in der Windows Phone Version über die AppBar erreichbar sind. Zudem findet sich hier der Zugang zu den In-App Käufen und der Erweiterung zur Erstellung von PDF-Berichten. Diese beiden Punkte sind in der Mac Version direkt in der Navigationsleiste zu finden und in der Windows Phone Version ebenfalls in der AppBar der Hauptseite.


Das Budget

Als Budget ist in der App ganz einfach die Menge des Geldes definiert, dass für Ausgaben zur freien Verfügung steht. Also alles Geld das nicht bereits für kommende Ausgaben verplant ist oder gespart werden soll. Das Budget errechnet sich daher zunächst ganz einfach:

     Budget = (Einfache Einnahmen + Wiederholende Einnahmen) – Wiederholende Ausgaben

In den Einstellungen der App kann bestimmt werden, ob ein Guthaben oder ein Defizit aus dem Vormonat in den aktuellen Monat übertragen werden soll. Ist der Übertrag aktiviert, wird dieser im Budget berücksichtigt:

     Budget = Gesamte Einnahmen – Wiederholende Ausgaben +- Übertrag

Bei der Nutzung von Konten haben Sie die Möglichkeit Sparkonten zu erstellen. Geld auf einem Sparkonto soll gespart und nicht ausgegeben werden. Da dieses Geld nicht für Ausgaben zur Verfügung steht gehört es auch nicht ins Budget. Wird Geld von einem Zahlungskonto (= Nicht-Sparkonto) auf ein Sparkonto transferiert muss diese Spareinlage daher vom Budget abgezogen werden. Wird umgekehrt Geld von einem Sparkonto auf ein Zahlungskonto transferiert steht dieses wieder für Ausgaben zur Verfügung und die Sparentnahme muss zum Budget hinzugerechnet werden:

     Budget = Gesamte Einnahmen – Wiederholende Ausgaben +- Übertrag – Spareinlagen + Sparentnahmen

Auch wenn diese Formel auf den ersten Blick vielleicht etwas kompliziert aussieht ist die Idee dahinter ganz einfach und lässt sich sicherlich leicht durchschauen.

Das Budget des aktuellen Monats (=soviel Geld kann diesen Monat ausgegeben werden) wird auf der Übersichtsseite angezeigt und gegen die aktuellen Ausgaben aufgerechnet. So sehen Sie auf einen Blick ob noch Ausgaben möglich sind oder lieber gespart werden soll.


Buchungen

Alle Geldbewegungen werden in der App in Form von Buchungen erfasst. Es gibt dabei generell zwei Arten von Buchungen: Einnahmen und Ausgaben.

Zu einer Buchung gehört eigentlich nur der Betrag der angibt wie viel Geld geflossen ist. Mit dieser Information alleine ließen sich die Geldbewegungen aber kaum sinnvoll darstellen und auswerten. Zu jeder Buchung gibt es daher mehrere Pflichtangaben:

  • Datum
  • Betrag
  • Kategorie

Die Werte „Datum“ und „Betrag“ sind sicherlich selbsterklärend. Bei der Kategorie handelt es sich einfach um eine grobe Angabe darüber, wofür oder aus welchem Grund das Geld geflossen ist. Da zudem jede Kategorie entweder eine Einnahmekategorie oder eine Ausgabekategorie ist, bestimmt die verwendete Kategorie ob es sich bei der Buchung um eine Einnahme oder eine Ausgabe handelt. Kategorien werden weiter unten noch genauer beschrieben.

Zudem kann eine Buchung optional noch mit weiteren Attributen versehen werden die eine genauere Auswertung ermöglichen:

  • Konto
  • Person
  • Gruppe
  • Notiz
  • Belegfoto

Bei der Notiz handelt es sich einfach um einen beliebigen kurzen Beschreibungstext. Die übrigen Attribute werden weiter unten in jeweils eigenen Abschnitten genauer beschrieben.


Wiederholungen

In jedem Haushalt gibt es große Mengen von regelmäßigen, immer wiederkehrenden Buchungen. Das sind z.B. Miete, Versicherungen, Gehälter, etc. Diese Buchungen müssen nicht jedes Mal manuell eingegeben werden. Diese Arbeit kann die App für Sie erledigen wenn Sie hierfür einmalig eine Vorlage angelegt haben.

Die Vorlagen für wiederholende Buchungen werden auf der Seite „Wiederholend“ angelegt und verwaltet. Eine Vorlage besteht dabei generell aus zwei Teilen:

Die Wiederholungsdetails geben an wann und wie oft eine Buchung ausgeführt werden soll. Hierfür müssen ein Startdatum, das Wiederholungsintervall und das Enddatum (optional) angegeben werden. Damit lässt sich z.B. steuern, dass eine Buchung am 01.05. startet und dann jeden Monaten ausgeführt werden soll bis die Wiederholung schließlich am 01.10. endet.

Die Buchungsdetails geben an, was genau gebucht werden soll. Diese werden angegeben wie eine ganz normale Buchung. Nur wird diese eben nicht direkt erstellt sondern von der App nur als Vorlage verwendet.

Alternativ kann eine Wiederholung auch aus einer bestehenden normalen Buchung erstellt werden. Gehen Sie hierfür auf die Buchungsseite und klicken Sie eine Buchung in der Liste an um diese im Detail anzuzeigen. Ein Klick auf „Wiederholung erstellen“ (oben rechts in der Detailansicht bei iOS&Mac, in der AppBar bei Windows Phone) führt dann direkt zur Erstellung einer neuen Wiederholung bei der die Werte der Buchung automatisch als Wiederholungsdetails der Vorlage voreingestellt sind.


Kategorien

Um gleichartige Buchungen zusammenfassen zu können muss jeder Buchung eine Kategorie zugeordnet werden. Die App verfügt über einige voreingestellte Kategorien wie z.B. „Lebensmittel“, „Kleidung“ und „Auto“ für Ausgaben oder „Gehalt“ und „Mieteinnahmen“ für Einnahmen. In den Einstellungen der App können die Kategorien jedoch beliebig angepasst, erstellt oder gelöscht werden. Sie können also beliebige Kategorien erstellen und nutzen.

Jede Kategorie ist entweder eine Einnahme- oder eine Ausgabekategorie. Die Art der gewählten Kategorie bestimmt daher ob es sich bei einer Buchung um eine Einnahme oder eine Ausgabe handelt.

Die App verzichtet ganz bewusst auf die Verwendung von Unterkategorien, da sich hieraus meist keine sinnvolle Unterteilung herstellen lässt. Gehört die Ausgabe „KFZ Versicherung“ z.B. in die Kategorie „Auto“ mit der Unterkategorie „Versicherungen“ oder in die Kategorie „Versicherungen“ mit der Unterkategorie „Auto“? Beide Einteilungen wären sinnvoll aber egal welche Einteilung man wählt, man landet immer in einer Sackgasse: Bei der ersten Lösung würde die Buchung zwar berücksichtigt wenn man sich alle Auto-Kosten anzeigen lässt, würde aber durch das Raster fallen wenn alle Versicherungs-Kosten zusammenfasst werden. Bei der zweiten Lösung verhält es sich genau andersherum.

Daher verwende die App keine Unterkategorien sondern bietet eine weitere Unterteilung durch die Verwendung von Gruppen an.


Gruppen

Gruppen sind einfach nur ein weiteres Attribut mit denen sich gleichartige Buchungen zusammenfassen lassen. Was genau eine „Gruppe“ ist beleibt dabei alleine Ihnen überlassen. Sie können z.B. eine Gruppe „Sommerurlaub“ erstellen und so alle Ausgaben des letzten Urlaubs zusammenfassen egal ob es sich um Ausgaben für Kleidung, Lebensmitteln, Automiete, etc. gehandelt hat. Ebenso könnten „Sportverein“, „Hausverwaltung“ oder „Schule“ Gruppen sein.


Personen

Ebenso wie Gruppen ist auch das Feld „Person“, das für jede Buchung angegeben werden kann, nur ein weiteres Attribut zur Zusammenfassung von Buchungen. Legen Sie z.B. eine Person „Karin“ an um später zu sehen wie viel Geld Karin in für Lebensmittel ausgegeben hat.


Konten

Auch bei den Konten handelt es sich wie bei Personen und Gruppen nur um ein Attribut zur Zusammenfassung von Buchungen. Konten ermöglichen jedoch eine etwas weitergehende Unterteilung und Auswertung. Die Zuweisung eines Kontos zu einer Buchung gibt dabei an wie gezahlt wurde, also z.B. über das Konto „Bargeld“, „Girokonto“, oder „Kreditkarte“.

Auf der Konto-Seite zeigt die App dann genau an welche Beträge sich auf welchem Konto gesammelt haben. Hierbei ist zu beachten, dass diese Kontostände immer für den aktuellen Tag genau berechnet werden. Ist heute also z.B. der 5. und es wurde bereits eine Ausgaben für den 6. eingegeben wird dieser Wert noch nicht im Kontostand berücksichtigt.

Hinweis: Die Summe der Kontostände muss nicht zwingend mit dem Budget auf der Startseite übereinstimmen. Anders als die taggenau ermittelten Kontostände erfasst das Budget immer den gesamten aktuellen Monat. Zudem ist die Zuordnung eines Kontos zu einer Buchung optional. Es kann also Buchungen geben die keinem Konto zugeordnet sind und somit nicht in den Kontoständen auftauchen. Trotzdem werden diese Buchungen natürlich im Budget berücksichtigt.

Konten können dabei in Zahlungskonten und Sparkonten unterteilt werden. Der Unterschied besteht darin, dass das Geld auf einem Sparkonto gespart werden soll, also nicht für Ausgaben zur Verfügung steht. Entsprechend werden Gelder auf Sparkonten nicht im Budget berücksichtigt.

Durch die Verwendung von Konten ergibt sich zudem eine neue Art von Buchungen: Die Umbuchungen oder Kontobewegungen.

Umbuchungen oder Kontobewegungen

Die Begriffe Umbuchungen und Kontobewegungen werden in der App synonym verwendet, bezeichnen also genau dasselbe. Bei einer Kontobewegung wird einfach Geld von einem Quellkonto auf ein Zielkonto transferiert. Wurde z.B. Geld am Geldautomaten abgehoben kann hierfür eine Umbuchung „50 EUR von Girokonto an Bargeld“ eingegeben werden. Da sich bei einer Umbuchung nur der Aufenthaltsort des Geld, nicht aber dessen Menge verändert, haben Umbuchungen keinen Einfluss auf das Budget sondern nur auf die Kontostände.

Es gibt zwei spezielle Umbuchungen: Einzahlungen und Auszahlungen. Bei einer Einzahlung wird quasi Geld von außen (=außerhalb des von der App erfassten Bereiches) auf ein Konto transferiert. Das Gegenstück hierzu ist eine Auszahlung bei der Geld von einem Konto der App nach außen transferiert wird. Da es sich bei Einzahlungen und Auszahlungen um Umbuchungen handelt haben diese Bewegungen ebenfalls keinen Einfluss auf das Budget.


Startbeträge des Budgets und der Konten festlegen

Wenn Sie die Verwendung der App starten möchten Sie vielleicht die Startbeträge der verschiedenen Konten eingeben um diese an die Wert der echten Konten anzupassen (damit das Girokonto in der App den gleichen Wert wie das Girokonto auf der Bank hat). Legen Sie hierfür einfach eine neue Einnahme oder Einzahlung an wenn es sich um einen positiven Anfangsbestand handelt. Für einen negativen Anfangsbestand wählen Sie entsprechend einfach eine Ausgabe oder Auszahlung.

Wie zuvor beschrieben verändern Einnahmen und Ausgaben das Budget während Einzahlungen und Auszahlungen dieses unverändert belassen.